Başvuru formlarında “Projenizin Geniş Çerçevedeki Süresi” ne anlama gelir?

Proje başvuru formlarında ısrarla size aynı sorular yöneltilir. Buradaki esas amaç sizlerin, projelerinizin kendi içinde ne kadar tutarlı olduğunu ölçebilmektir. Genellikle benzer sorular geldiğinde, aynı ya da benzer cevapları vermekten kaçınırız ama proje formlarında bu konuda çok da korkmamıza, benzer sorulara çok farklı cevaplar vermemize gerek yok.

Çok sık ikilemde kalınan sorulardan birisi “Projenizin geniş çerçevedeki süresini belirtiniz ve göz önünde bulundurulan faktörleri / etkenleri tanımlayınız” sorusudur. Sanki daha önce hiç sorulmamış gibi, başvuru sahibin karşısına metinli bir cevabın beklendiği, süre sorusu sorulur. İşi daha da karmaşık hale getiren ise, bazı rehberlerde projelerin süresinin açıkça belirtilmiş olmasıdır (Bazı rehberlerde aralık verirken 12ay -15 arası gibi, bazı rehberlerde de direkt süreyi verir; 12 ay gibi)

Başvuru sahiplerinin bir kısmı bu soruda ne yazacağı konusunda zorlanmaktadır. Geniş çerçeve ifadesine çok takılmamanızı öneririm. Dikkat edilmesi gereken en önemli husus, geniş çerçeve dediği için projenizin olabilecek maksimum süresinin dışına çıkmayın. Yani “projemiz 12 y sürecektir ama geniş çerçevede 18 ay sürebilir”. Verebileceğiniz en yanlış cevap bu olacaktır çünkü size verilen sürenin ya da süre aralığının dışına asla çıkılmamalıdır. Bu soruya güvenli bir yanıt vermek istiyorsanız; “proje rehberinin …. sayfasında projelerin tanımlanan süresi … ay olarak belirtilmiştir. Biz de projemizi … ayda bitecek şekilde tasarladık. Projemizin …. ayını başlangıç faaliyetlerine, …. ayını uygulama faaliyetlerine, …. ayını da kapanış faaliyetlerine ayırdık” yazabilirsiniz.

Tekrar hatırlatmak gerekirse, size rehberde verilen süre aralığının bir gün bile dışına çıkmayın. Bu süre aralığının ya da direkt olarak size söylenin sürenin dışında bir süre yazmanız projenizin elenmesine neden olacaktır.

 

Projelerde Hedef Kitle Belirleme – Hedef Kitle ve Nihai Faydalanıcı arasındaki Farklar

Avrupa birliği veya Kalkınma Ajanslarına yönelik yazılan projelerde hedef kitlenin doğru belirlenmesi, çok büyük önem arz etmektedir. Projelerinizde belirtilen hedef kitlenin doğru, net ve spesifik olması gerekmektedir. Genel yazılan ya da proje ile ilgili hedef grupların yazılması projelerde puan kayıplarına neden olmaktadır.

Hedef grubunuzu belirlerken yapılan hatalar ve ipuçları şu şekilde özetlenebilir:

1- Mümkün olduğu kadar grubunuza odaklanın. Asıl projenin hedefinde kimler var? Unutmayın kimse projelerinizde dünyayı kurtarmanızı beklemiyor. Bu yüzden bu soruya abartılı yanıtlar vermeye çalışmayın. Örneğin, çocukların, çocuk hakları konusunda bilinçlendirilmesi konusunda bir proje yaptığınızı varsayalım. Projenizin hedef kitlesini; “Türkiye’deki tüm çocuklar” olarak belirlemeyin. (Çok kişi olduğu için daha fazla puan almazsınız) Bu oldukça genel, kontrol edilebilir ve proje bütçesi veya kapsamı göz önünde bulundurulduğunda gerçek dışı bir hedef grubu temsil eder. Onun yerine “İzmir ilinde, Karabağlar ilçesinde bulunan 3 farklı okulda okuyan 600 çocuğun” hedef grup olarak belirlenmesi daha gerçekçi, kabul edilebilir bir hedef grubu temsil eder. Hedef grup belirlerken mümkün olduğu kadar çok ve mümkünse sayı verin.

2- Hedef grup belirlenmesinde en sık yapılan ikinci hata ise, hedef grup ve faydalanıcı grupların birbirine karıştırılmasıdır. Hedef kitle projeyi kime uyguladığımız yani üzerinde somut değişiklik yarattığımız kitledir. Nihai faydalanıcı ise, projemizden en nihayetinde faydalanacak, olumlu etkilenecek kitlelerdir. Bir önceki örneğimize dönelim. Projeniz çocukların çocuk hakları konusunda bilinçlendirilmesi ise ve sizin projeniz içinde yer alan ana aktivite sınıf öğretmenlerinin çocuk hakları konusunda öğrencilerini nasıl eğitecekleri konusunda eğitim almaları ve bu şekilde çocukların çocuk hakları konusunda bilinçlenmeleri ise, burada hedef kitleniz çocuklar değil öğretmenlerdir. Dolayısıyla hedef kitle, örneğin 3 okulda öğretmenlik yapan 15 sınıf öğretmeni olmaktadır. Bu projede çocuklar, aileleri projenin hedef kitlesi değil, faydalanıcıları olmuşlardır.

3- Hedef kitle belirlerken yapılan üçüncü hata ise, hedef kitle için sayı verilmemesidir. Hedef kitle belirtilirken mutlaka rakamsal karşılığının da belirtilmesi gerekmektedir. Örneğin; hedef kitle için sadece “öğretmenler” demek uygun olmayacaktır. Hedef kitle “Ankara’nın Çankaya ilçesinde, Aşağı Ayrancı Semtinde, ….. okullarında eğitim veren 18 İngilizce Öğretmeni” ifadesi net bir şekilde hedef kitleyi tanımlar. Hedef kitle için sayı verilmesi, projenin bütçelendirilebilmesi için en gerekli bilgilerden biridir.

4- En sık yapılan hatalardan biri de, hedef kitle için seçme kriterine yer vermemektir. Halbuki proje başvuru formunda soru: “Her bir hedef grubu ve nihai faydalanıcıları (varsa sayısal veri ile), bu grupların seçilme kriterlerini de dahil ederek tanımlayınızdır”.  Ancak sorunun ikinci kısmına çok az başvuru sahibi yanıt verir. Aslında sorunun ikinci kısmı da en az birinci kısmı kadar önemlidir. Örneğin hedef kitle olarak “”Ankara’nın Çankaya ilçesinde, Aşağı Ayrancı Semtinde, ….. okullarında eğitim veren 18 İngilizce Öğretmeni” belirlediniz. Ancak bu okullarda toplam 30 İngilizce öğretmeni var ve siz bu 30 kişiden 18 kişiyi nasıl seçtiğinizi açıklamadınız. İşte bu noktada, değerlendirici sizin bu seçimleri nasıl yaptınız ile ilgili bilgi sahibi olamaz, hatta sübjektif yöntemler kullanabileceğiniz konusunda şüphelenir. Bu şüpheye yer vermemek için objektif seçme kriterleri koymak zorundasınız. (Mesleğinde 10 yılını doldurmuş,  daha önce hiç yurtdışına çıkmamış, … sınavında en az … puanı almış 18 öğretmen yazarsanız, değerlendiriciye seçimler konusunda objektif kriterler belirlediğinizi göstermiş olursunuz).

Hedef grubunuzu belirlerken bu hususlar üzerinde dikkatle durmanızı öneririm. Bu hatalar hem projelerin ilgililiği hem de tasarımı ile ilgili puan kayıplarına neden olmaktadır.

Proje Yazma Tavsiyeleri

Bir süre önce AB-ilan.com facebook sayfasında proje yazma tavsiyeleri yayınlamaya başladık. Yakın bir zamanda AB-ilan.com’da da benzer tavsiyeler, ipuçları, öneriler yayınlamaya başlayacağız.

Projelerinizi yazarken aşağıdaki hususlara mutlaka dikkat edin:

1- Başvuracağınız hibe programının başvuru rehberini dikkatli bir şekilde ve tekrar tekrar okuyun. Başvuru rehberinde yer alan ve gözünüzden kaçan tek bir madde (ör. uygunluk kriterleri, bütçe oranları), yazdığınız projenin direkt olarak elenmesine sebep olabilir.

2- Projelere sağlanacak asgari ve azami destek miktarına dikkat edin. Örneğin, projelere sağlanacak destek miktarı asgari 200.000 azami de 400.000 TL olarak belirtilmiş ise, sizin projeniz için 199.000 TL talep etmeniz, projenizin elenmesine sebep olur.

3- Projenizi tek kişi yazmayın. Proje hazırlama ekip işidir. Proje kazanıldıktan sonra projeyi yöneten ekip arasında mutlaka projeyi hazırlayanlardan da birkaç kişi olsun. Projeyi iyi yönetebilmek için, hazırlanan projenin içeriğine tam olarak hakim olmak gerekir.

4- Hibe Başvuru Sahipleri için rehberde yer alan programın hedeflerini, öncelikli konuları ve hangi tematik alanlardaki faaliyetlerin destekleneceğini dikkatle inceleyin. Yapacağınız proje, bu listede yer alan faaliyetlerin en az birisiyle birebir örtüşmek zorundadır. Eğer projeniz bu tematik faaliyetlerden en az birisiyle örtüşmüyorsa projeniz elenebilir.

5- Başvuru rehberinde yer alan proje uygulama süresine dikkat edin. Projenin planlanan süresi rehberde belirtilen süre aralığına uymak zorundadır. Bir projenin planlanan süresi her programda farklı olabilir. Bu nedenle programa ait rehberde yazan süreye dikkat etmeniz gerekmektedir.

6- Projenizin nasıl ve hangi tarihe kadar sunulacağı ile ilgili notları dikkatle okuyun. İstenilen belgelerin asıl ve suretlerinin sayısını, dış zarfın üzerinden olması gereken ibareleri ve teslim tarihi/saatini gözden kaçırmayın. Örneğin, asıl belgelerin kırmızı dosyaya, nüshaların mavi dosyaya konması söyleniyorsa belirtilen talimatları uygulayın. Şekilsel şartlara uymadığınız durumlarda da projenizin elenebileceğini unutmayın.

7- Bir hibe programına aynı başvuru sahibinin kaç proje sunabileceği rehberde belirtilmektedir. Örneğin, “bir başvuru sahibi en fazla iki proje ile başvurabilir, aynı anda birden fazla hibe alamaz, aynı zamanda bir başka başvuruda ortak olarak yer alabilir” gibi ibareleri dikkatle okuyun ve belirtilen limitlerin dışına çıkmayın.

8- Avrupa Birliği Projelerinde bu seneden itibaren farklı bir model uygulanmaya başlanmıştır. Proje teslim aşamasında 2 aşamalı bir modele geçilmiştir. Başvuru sahiplerinden öncelikle proje özetinin yer aldığı 5 sayfalık bir ön teklif sunulması beklenmektedir. Ön teklifler değerlendirildikten sonra uygun görülen proje sahiplerine geri dönüş yapılır ve ana teklifleri sunmaları bildirilir. Dolayısıyla, Demokratik Vatandaşlık ve İnsan Hakları Eğitimi ve Özürlülerin Toplumsal Entegrasyonunun Geliştirilmesi Hibe Programlarına hala ön tekliflerinizi yetiştirebilirsiniz.

9- Proje yazarken dikkat etmeniz gereken önemli noktalardan bir tanesi de hangi bölümün kaç puan üzerinden değerlendirildiğidir. Değerlendirme kriterleri başlıklara ve alt başlıklara ayrılmaktadır. Projenizi değerlendiren bağımsız değerlendiricilerin, projenizi nasıl değerlendireceği rehberin ‘Başvuruların Değerlendirilmesi ve Seçimi’ kısmında anlatılmaktadır. Buradaki puanlama sistemini inceleyerek, hangi başlığa kaç sayfa ayıracağınıza, hangisini ne kadar detaylı anlatmanız gerektiğine, hangisinin daha önemli olduğuna karar verebilirsiniz.