Başvuru formlarında “Projenizin Geniş Çerçevedeki Süresi” ne anlama gelir?

Proje başvuru formlarında ısrarla size aynı sorular yöneltilir. Buradaki esas amaç sizlerin, projelerinizin kendi içinde ne kadar tutarlı olduğunu ölçebilmektir. Genellikle benzer sorular geldiğinde, aynı ya da benzer cevapları vermekten kaçınırız ama proje formlarında bu konuda çok da korkmamıza, benzer sorulara çok farklı cevaplar vermemize gerek yok.

Çok sık ikilemde kalınan sorulardan birisi “Projenizin geniş çerçevedeki süresini belirtiniz ve göz önünde bulundurulan faktörleri / etkenleri tanımlayınız” sorusudur. Sanki daha önce hiç sorulmamış gibi, başvuru sahibin karşısına metinli bir cevabın beklendiği, süre sorusu sorulur. İşi daha da karmaşık hale getiren ise, bazı rehberlerde projelerin süresinin açıkça belirtilmiş olmasıdır (Bazı rehberlerde aralık verirken 12ay -15 arası gibi, bazı rehberlerde de direkt süreyi verir; 12 ay gibi)

Başvuru sahiplerinin bir kısmı bu soruda ne yazacağı konusunda zorlanmaktadır. Geniş çerçeve ifadesine çok takılmamanızı öneririm. Dikkat edilmesi gereken en önemli husus, geniş çerçeve dediği için projenizin olabilecek maksimum süresinin dışına çıkmayın. Yani “projemiz 12 y sürecektir ama geniş çerçevede 18 ay sürebilir”. Verebileceğiniz en yanlış cevap bu olacaktır çünkü size verilen sürenin ya da süre aralığının dışına asla çıkılmamalıdır. Bu soruya güvenli bir yanıt vermek istiyorsanız; “proje rehberinin …. sayfasında projelerin tanımlanan süresi … ay olarak belirtilmiştir. Biz de projemizi … ayda bitecek şekilde tasarladık. Projemizin …. ayını başlangıç faaliyetlerine, …. ayını uygulama faaliyetlerine, …. ayını da kapanış faaliyetlerine ayırdık” yazabilirsiniz.

Tekrar hatırlatmak gerekirse, size rehberde verilen süre aralığının bir gün bile dışına çıkmayın. Bu süre aralığının ya da direkt olarak size söylenin sürenin dışında bir süre yazmanız projenizin elenmesine neden olacaktır.

 

Projelerin, Program hedef ve öncelikleri ile olan ilgililiği

Proje yazımında karşımıza çıkan ilk sorulardan birisi “projenin teklif çağrısı hedefleri ve öncelikleri ile olan ilgilisini açıklayınız”dır. Bazı teklif formlarında bu soru ilk olarak sorulur, bazılarında ise, projenin özetinden hemen sonra sorulur, ancak bilin ki ilk değerlendirilmeye başladığınız nokta burasıdır. İlk izlenim önemlidir ve bu sorunun yanıtı, projeniz hakkında genel bir fikir verir. Yazdığınız proje, rehberde belirtilen program hedefleri ile birebir örtüşmek zorundadır. Biraz ilgili olması, ya da ilgisiz bir projenin ilgiliymiş gibi gösterilmeye çalışılması, proje teklifinizin başarısı için çok büyük bir tehdit oluşturur. Bu yüzden mutlaka program hedeflerini ve önceliklerini çok dikkatli bir şekilde okuyun. Programlarda hem genel hedef belirtilir hem de onunla alakalı bir ya da birden fazla özel hedefler belirtilir. Eğer projeniz bu hedefler ile uyum göstermiyorsa, yazdığınız proje, programın bu hedeflerine ulaşılmasına bir katkıda bulunmuyorsa projeniz ilgili bulunmayacaktır.

Bu soruya yanıt verirken yapılan en önemli hatalardan birisi, kısaca, “evet projemiz program hedefleri ile ilgilidir” diyerek soruya tatmin edici bir yanıt vermemektedir. Burada çok net olmanız gerekir. Kendi hedeflerinizi sıralayıp, bunların ilgili olup olmadığını değerlendiren kişiye bırakırsanız çok büyük risk almış olursunuz, çünkü değerlendiren kişi sizinle aynı pencereden bakmayabilir projenize.

Yapılan en önemli diğer hatalardan biri de, rehberde yazan öncelikleri kopyala-yapıştır yaparak “… birim projemiz <rehberde yazan hedefler> …” diyerek soruyu cevaplamaktır. Sizin program hedeflerini birebir kopyalamanız, projenizin artık ilgili olduğu ve direkt tam puan alacağınız anlamına gelmez.

Burada verilebilecek en güvenli cevap, “program hedefleri bunlardır, bizim hedefimiz de bunlardır, görüldüğü üzere program hedefleri ve projemizin hedefleri birbirleri ile uyumludur” tarzında bir cevaptır.

Son olarak, proje hedeflerinizi yazmak dışında, program önceliklerinden hangisi ile ilgili olarak projenizin yazıldığını da belirtmeyi unutmayın. Örneğin, projemiz, Lot -1 altında öncelik alanı 3 ile ilgili olarak hazırlanmıştır.

Verdiğiniz yanıtlara ne kadar özen gösterirseniz, laf kalabalıklığından çok direkt olarak sorulara yanıt verirseniz, projenizin geçme ihtimalini yükseltirsiniz.

Projelerde Hedef Kitle Belirleme – Hedef Kitle ve Nihai Faydalanıcı arasındaki Farklar

Avrupa birliği veya Kalkınma Ajanslarına yönelik yazılan projelerde hedef kitlenin doğru belirlenmesi, çok büyük önem arz etmektedir. Projelerinizde belirtilen hedef kitlenin doğru, net ve spesifik olması gerekmektedir. Genel yazılan ya da proje ile ilgili hedef grupların yazılması projelerde puan kayıplarına neden olmaktadır.

Hedef grubunuzu belirlerken yapılan hatalar ve ipuçları şu şekilde özetlenebilir:

1- Mümkün olduğu kadar grubunuza odaklanın. Asıl projenin hedefinde kimler var? Unutmayın kimse projelerinizde dünyayı kurtarmanızı beklemiyor. Bu yüzden bu soruya abartılı yanıtlar vermeye çalışmayın. Örneğin, çocukların, çocuk hakları konusunda bilinçlendirilmesi konusunda bir proje yaptığınızı varsayalım. Projenizin hedef kitlesini; “Türkiye’deki tüm çocuklar” olarak belirlemeyin. (Çok kişi olduğu için daha fazla puan almazsınız) Bu oldukça genel, kontrol edilebilir ve proje bütçesi veya kapsamı göz önünde bulundurulduğunda gerçek dışı bir hedef grubu temsil eder. Onun yerine “İzmir ilinde, Karabağlar ilçesinde bulunan 3 farklı okulda okuyan 600 çocuğun” hedef grup olarak belirlenmesi daha gerçekçi, kabul edilebilir bir hedef grubu temsil eder. Hedef grup belirlerken mümkün olduğu kadar çok ve mümkünse sayı verin.

2- Hedef grup belirlenmesinde en sık yapılan ikinci hata ise, hedef grup ve faydalanıcı grupların birbirine karıştırılmasıdır. Hedef kitle projeyi kime uyguladığımız yani üzerinde somut değişiklik yarattığımız kitledir. Nihai faydalanıcı ise, projemizden en nihayetinde faydalanacak, olumlu etkilenecek kitlelerdir. Bir önceki örneğimize dönelim. Projeniz çocukların çocuk hakları konusunda bilinçlendirilmesi ise ve sizin projeniz içinde yer alan ana aktivite sınıf öğretmenlerinin çocuk hakları konusunda öğrencilerini nasıl eğitecekleri konusunda eğitim almaları ve bu şekilde çocukların çocuk hakları konusunda bilinçlenmeleri ise, burada hedef kitleniz çocuklar değil öğretmenlerdir. Dolayısıyla hedef kitle, örneğin 3 okulda öğretmenlik yapan 15 sınıf öğretmeni olmaktadır. Bu projede çocuklar, aileleri projenin hedef kitlesi değil, faydalanıcıları olmuşlardır.

3- Hedef kitle belirlerken yapılan üçüncü hata ise, hedef kitle için sayı verilmemesidir. Hedef kitle belirtilirken mutlaka rakamsal karşılığının da belirtilmesi gerekmektedir. Örneğin; hedef kitle için sadece “öğretmenler” demek uygun olmayacaktır. Hedef kitle “Ankara’nın Çankaya ilçesinde, Aşağı Ayrancı Semtinde, ….. okullarında eğitim veren 18 İngilizce Öğretmeni” ifadesi net bir şekilde hedef kitleyi tanımlar. Hedef kitle için sayı verilmesi, projenin bütçelendirilebilmesi için en gerekli bilgilerden biridir.

4- En sık yapılan hatalardan biri de, hedef kitle için seçme kriterine yer vermemektir. Halbuki proje başvuru formunda soru: “Her bir hedef grubu ve nihai faydalanıcıları (varsa sayısal veri ile), bu grupların seçilme kriterlerini de dahil ederek tanımlayınızdır”.  Ancak sorunun ikinci kısmına çok az başvuru sahibi yanıt verir. Aslında sorunun ikinci kısmı da en az birinci kısmı kadar önemlidir. Örneğin hedef kitle olarak “”Ankara’nın Çankaya ilçesinde, Aşağı Ayrancı Semtinde, ….. okullarında eğitim veren 18 İngilizce Öğretmeni” belirlediniz. Ancak bu okullarda toplam 30 İngilizce öğretmeni var ve siz bu 30 kişiden 18 kişiyi nasıl seçtiğinizi açıklamadınız. İşte bu noktada, değerlendirici sizin bu seçimleri nasıl yaptınız ile ilgili bilgi sahibi olamaz, hatta sübjektif yöntemler kullanabileceğiniz konusunda şüphelenir. Bu şüpheye yer vermemek için objektif seçme kriterleri koymak zorundasınız. (Mesleğinde 10 yılını doldurmuş,  daha önce hiç yurtdışına çıkmamış, … sınavında en az … puanı almış 18 öğretmen yazarsanız, değerlendiriciye seçimler konusunda objektif kriterler belirlediğinizi göstermiş olursunuz).

Hedef grubunuzu belirlerken bu hususlar üzerinde dikkatle durmanızı öneririm. Bu hatalar hem projelerin ilgililiği hem de tasarımı ile ilgili puan kayıplarına neden olmaktadır.