Yeni Mantıksal Çerçeve Matrisi (Logframe) Nasıl Doldurulur?

Birçok kişi için ürkütücü görünen mantıksal çerçeve matrisinin doldurulması aslında kendi içindeki mantığı anladıktan sonra oldukça kolaydır. Özellikle projelerde çalışan uzmanlar için oldukça önemli bir araç olan bu formun doğru doldurulması hem projenin yazım aşaması hem yürütme aşaması ve hatta sonra değerlendirme aşaması için oldukça önemlidir. Bu yazıda bir mantıksal çerçeve formunun nasıl doldurulması gerektiği ile ilgili kısa bir bilgi notunu sizlerle paylaşacağız.

Mantıksal Çerçeve Nedir?

Mantıksal çerçeve matrisi, özellikle ülkemizde Avrupa Birliği ile özdeşleşmiş bir kavram olsa da aslında orijinali Amerikan olup ilk Amerikan ordusu tarafından askeri amaçlarla kullanılmaya başlanmıştır. Daha sonra da 1960’ların başında kalkınma projeleri için USAid tarafından kullanılmıştır. Mantıksal Çerçeve ancak 1990’lı yılların başlarında Avrupa’da yaygınlaşmaya başlamıştır.

Mantıksal çerçeve matrisinin farklı versiyonları olsa da en temel formatı 4×4 matris şeklindedir (toplam 16 hücreden oluşur). Mantıksal çerçeve sizi amacınıza ulaştıran bir plan çizelgesi olarak düşünülebilir.  Önce mantıksal çerçevenin yaygın olarak kullanılan temel formatına bakalım:

Görüleceği üzere, matris 4 satır ve 4 sütundan oluşmaktadır. Sağ üst hücre her zaman boş bırakılmalıdır. Lütfen o hücreyi doldurmayın. Bunun sebebi aşağıda açıklanacaktır.

Mantıksal Çerçeve Matrisinin Yapısı:

Mantıksal çerçeve 4 ana bölümden oluşur. Bu bölümler:

  • Projenin hedefleri hiyerarşisi (Hierarchy of Purposes)
    1. Genel Hedef
    2. Özel Hedefler
    3. Beklenen Sonuçlar
  • Projenin Girdileri (Project Inputs)
    1. Faaliyetler
    2. Araçlar
    3. Bütçe
  • Projedeki varsayımlar (Project Assumptions)
  • Başarı Göstergeleri (Performance Indicators)

Bu bölümleri aşağıdaki gibi görselleştirebiliriz.

Bu dört grup da bir puzzle’ın parçaları gibidir. Hedefleri hiyerarşisini kurgulayabilmemiz için diğer 3 bölümün sorunsuz bir şekilde doldurulması gerekir.

Mantıksal Çerçevenin Matrisi nasıl doldurulur?

Mantıksal çerçeve matrisini hazırlamadan önce proje hazırlığınızın analiz aşamalarını (sorun analizi, hedef analizi, strateji analizi ve paydaş analizi) tamamlamış olmanız gerekir. Eğer bu aşamaları sorunsuz bir şekilde tamamladıysanız hedefler hiyerarşisinin kurgusunu yapabilirsiniz. Matrisi doldururken aşağıdaki sıralamayı takip etmeniz sizin için kolaylık sağlayacaktır.

  1. Genel Hedef: Projemiz ile ulaşmaya çalıştığımız genel hedefimiz nedir? Bu genel hedefin program rehberinde belirtilen hedeflerle örtüşmesi gerektiğini unutmayın. Genel hedef uzun vadede ulaşmaya çalıştığımız hedeflerdir. (Strateji ağacınızın birinci satırı genel hatlarıyla size genel hedefiniz hakkında ipucu verir)
  2. Özel Hedefler: Projemizin spesifik olarak ulaşmaya çalıştığı hedefleri nelerdir? Genel hedefteki gibi, lütfen özel hedeflerin de program rehberindeki hedeflerle örtüşmesi gerektiğini unutmayın. (Strateji ağacınızın ikinci satırı genel hatlarıyla size özel hedefleriniz hakkında ipucu verir). Orta vadeli hedeflerdir.
  3. Beklenen Sonuçlar: Projemiz ile ulaşacağımız sonuçlar nelerdir? Beklenen sonuçlar kısa vadeli hedeflerdir ve hemen faaliyet ve çıktıları (outputs) takip eder. Örneğin 20 kişilik seramik kursu açmak bir faaliyettir; 20 kişinin kursun sonunda kapasitelerinin iyileştirilmesi bir beklenen sonuçtur. Bu sonuçlar da program rehberinde belirtilen sonuç göstergeleri ve çıktı göstergeleri ile uyumlu olmak zorundadır.
  4. Faaliyetler: Projenin iş paketleridir. Bizi hedeflerimize ulaştıracak tüm faaliyetler (iş paketleri) burada listelenir.
  5. Araçlar: Faaliyetlerimizi gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğumuz her şey burada listelenir. Örneğin bir eğitim için bilgisayara, eğitmene, sınıfa, dokümanlara, projektöre ihtiyaç duyarız.
  6. Bütçe: Bu bölüm bütçe dokümanının ana kalem başlıklarının aktarıldığı hücredir. Örneğin: İnsan kaynakları €…., Seyahat …..€, Ekipman Malzeme ….. € gibi
  7. Bu hücrede aslında iki soru yer almaktadır. Birinci soru, “projemize başlamak için herhangi bir ön koşul var mıdır?” sorusudur. Örneğin; okullarda eğitimler verebilmeniz için Milli Eğitim Bakanlığı ile bir protokol yapılması ön koşul olabilir. Hücrenin ikinci kısmı ile standart varsayım sorumuzdur. 7., 8., ve 9., soruların nasıl yanıtlanacağı aşağıda ayrıca bir bölümde anlatılacaktır.
  8. Aşağıda ayrıca anlatılacaktır.
  9. Aşağıda ayrıca anlatılacaktır.
  10. Çıktı göstergeleri hücremizdir. 10. ve 11. hücreler hemen arka arkaya doldurulur. 10. Hücrenin bizden beklediği, “gerçekleştireceklerimizin sayısal başarı sınırı bizim için ne olacaktır?” sorusunun cevabıdır. Örneğin; 100 kişilik bir meslek edindirme kursu açtınız; bu hücrenin size sorduğu “sayısal olarak kaç kişilik, ya da oransal olarak yüzde kaçlık bir katılım sizin için başarılı sonuç kabul edilecektir?”. 100 kişilik bir kurs açtınız, bu öğrencilerin yüzde 90’ının proje sonunda sınavlarını geçerek sertifikalarını almaya hak kazanmaları sizin kabul ettiğiniz bir başarı sınırı olabilir. Herkes burada kendine farklı hedefler koyar. Lütfen buraya yazdığınız başarı göstergelerinden proje süresince ve sonrasında sorumlu olduğunu unutmayınız. Eğer yüzde 90’lık bir hedef koyduysanız ve yüzde 40’a ulaştıysanız izleme değerlendirme aşamasında bunun sebepleri araştırılacaktır.
  11. Hücre 10. Hücrede yazdığımızı nasıl kanıtlayacağımızın cevabının istendiği bölümdür. Kendimize yüzde 90’lık bir hedef koyduysak, bunu projenin sonunda objektif bir şekilde nasıl kanıtlarsınız. 90 kişinin kapasitesi arttı demek objektif bir doğrulama şekli değildir. Ancak 90 kişinin tam katılım sağladığını gösterir imza listeleri, fotoğraflar, video kayıtları, sınav sonuçları, sertifika kopyaları birer objektif kanıt olabilir.
  12. Hücre gibidir. Özel hedeflerimizin sayısal başarı karşılığının yazılması beklenir. Mesela faaliyetimiz, 100 kişiye turizm sektöründe meslek edindirme kursunun açılması, bunun sonucunda ulaşacağımız beklenen sonuç 100 kişinin mesleki kapasitesinin artırılması olsun. Özel hedefimizin ise … ilçesinde otel kalitesinin iyileştirilmesi, genel hedefimizin de … ilçesindeki turist sayısının artırılması olduğunu varsayalım. Sadece kavramları kolaylaştırmak için kurguladığımız bu örneği aşağıdaki gibi görselleştirebiliriz (Normalde projelerinizde onlarca faaliyet olacaktır, sadece basitleştirmek için bu örnek üzerinden gidebiliriz). Bu örnekte otel kalitesinin iyileştiğini sayısal olarak nasıl belirtiriz. Booking.com puanında 2018 yılında …. İlçemizin otel puanı ortalaması 7.2 iken projemizin sonunda biz bu ortalamayı 7.6’ya çıkaracağız bir örnek olabilir.

13. Peki bunu nasıl kanıtlarız? Bunun yanıtı da oldukça basit, örneğimiz üzerinden gidecek olursak, 2018 yılı … ilçe otellerinin booking.com puanlarının çıktıları alınabilir, aynı işlem proje sonunda da yapılır ve sonuçlar karşılaştırılır.

14. 10 ve 12. Hücrelerin en makro ölçeğidir. Örneğimiz üzerinden hareket edecek olursak, …. İlçesine gelen yabancı turist sayısında artış olan genel hedefimiz için sayısal bir başarı göstergesi belirtmemiz gerekecektir. Makul ve gerçekleştirilebilir hedefler vermeyi unutmayın. Yüzde 50 artacak demeniz bir proje ile gerçekleşmesi çok olası bir hedef değildir. Uygun olan öngördüğünüz yüzdelik oran ne ise o oranı buraya yazabilirsiniz.

15. Bu hücrede de bunun nasıl objektif bir şekilde doğrulanabileceği sorgulanmakta. Burada da ilgili resmi kurum istatistikleri bir kanıt olarak gösterilebilir.

Örnekte tekil bir faaliyet, beklenen sonuç, özel hedef ve genel hedef üzerinden gidildiğini hatırlatmakta fayda var, zira projelerinizde her bir faaliyet için, her bir beklenen sonuç ve özel hedef için ayrı ayrı göstergeler ve doğrulama kaynakları yazacaksınız.

Mantıksal Çerçevede varsayımlar sütunu nasıl doldurulur?

Şablonumuzda 7. 8. ve 9. Hücremizde denk gelen varsayımların doldurulması biraz karışık görülmekte ancak metodolojideki yöntem ile oldukça kolay bir şekilde doldurulabilmektedir.

Buradaki temel cümleler aşağıdan yukarıya doğru

  • Eğer ………. Faaliyetini gerçekleştirirsem ve …………… varsayımlarım doğruysa ……….. sonucuna ulaşırım.
  • Eğer ………. Sonucuna ulaşırsam ve ………………. varsayımlarım doğruysa …………….. özel hedefine ulaşırım
  • Eğer ………. Hedefine ulaşırsam ve …………….. varsayımlarım doğruysa …… olan genel hedefime ulaşırım

Lütfen bu cümleleri aşağıdaki örnek tabloyu takip ederek okumaya çalışın.

Buradaki basamak sistemi takip edildiğinde neden sağ üst hücrenin boş bırakıldığı anlaşılabilir, çünkü o noktadan sonra basamağın ulaşacağı bir yer yoktur.

Az önceki örneğimizle varsayımları biraz daha somutlaştırmak gerekirse aşağıdan yukarı doğru:

Eğer …. İlçesinde 100 kişilik turizm meslek edindirme kursları açarsam …….. varsayımlarım doğruysa, 100 kişinin bu alandaki kapasitesinin artırdığımızı kabul edebiliriz. Burada … olan yere (i) 100 kişinin tam katılım göstermesi, (ii) 100 kişinin sınavlarında başarılı sonuçlar alması gibi varsayımlar yazılabilir.

Bir üst sırada ise özel hedefimiz … ilçesindeki otellerin kalitelerinin iyileştirilmesi. Burada da cümlemiz; Eğer 100 kişinin turizm alanında mesleki kapasitelerini iyileştirirsek ve …………….. varsayımlarımız doğruysa, … ilçesindeki otellerin kalitesi artacaktır. Burada da hemen akla gelebilecek varsayımlardan biri (i) … ilçesindeki otellerimiz yetiştirdiğimiz kişileri istihdam ederlerse olabilir.

En makro seviyedeki hedefimiz de …. İlçesine gelen yabancı turist sayısının artması. Burada da cümlemiz; eğer …. İlçesindeki otellerin kalitesini iyileştirirsek ve ….. varsayımlarımız doğruysa, ilçemize gelen yabancı turist sayısı artar. Burada da (i) projenin iletişimi iyi yapılırsa, (ii) tanıtım için doğru paydaşlara ulaşılabilirse (iii) basının projemize ilgi göstermesi gibi varsayımlar yazılabilir.

Görüleceği üzere üst seviyelere ilerledikçe aslında projemiz ile hedefler arasındaki mesafe de artış göstermektedir. Örneğin en makro seviyede tüm faaliyetleri gerçekleştirseniz tüm varsayımlarınız doğru olsa bile hedef ulaşmanız çıktı göstergelerine göre sizin kontrolünüz dışındadır.

 

Yeni mantıksal çerçevede yer alan Baseline (Temel Değer), Current Value (Şimdiki Değer), Targets (Hedef Değer) Nasıl doldurulur?

IPA II. Dönem ile hayatımıza giren yani mantıksal çerçeve şablonunun aslında orijinal formatından hiçbir farkı yoktur, sadece başarı göstergeleri sütunumuz 4 parçaya bölünmüştür. Bunun temel amacı da burada belirtilen indikatörlerin önemini vurgulamak, izleme değerlendirme sürecini kolaylaştırmaktır. Yani şablon genel hatlarıyla aşağıdaki gibidir.

Burada ilk dikkati çeken bazı bölümlerdeki terminoloji değişiklikleridir. En üstte eskiden Proje Mantığı yazarken, yeni şablonda Sonuç odaklı izleme değerlendirme metodolojisinde kullanılan “Results Chain” yani “Sonuç Zinciri” ifadesi kullanılmış. Yine Sonuç odaklı izlemede karııklık yaratan output – outcome farkı yatay sütunda yer almış, özel hedefler ile birlikte outcomes ifadesi kullanılmıştır. Outcome ile output (yani sonuç ve çıktı arasındaki farkı farklı bir blog yazısında sizlerle paylaşacağız; sadece çok dramatik bir değişiklik olmadığını sizlere söyleyebiliriz).

En çok karşılaştığımız soru kırmızı ile işaretlenmiş alan ile ilgili olmakta, buraya ne yazılacağının tam anlaşılamaması ile ilgili sıkıntılar bizimle paylaşılmaktadır. Bu 4 sütunu doldurmamız için eski sistemimizdeki başarı göstergeleri sütunumuzu hatırlamamız gerekir. Bu bölüm yeni mantıksal çerçevede dört parçaya bölünmüştür.

Indicator (İndikatör): Göstergenin temel kriteri nedir? (Sayısal olmayan bölüm) Örneğin katılımcıların MYK tarafından onaylı …. Sertifikasına sahip olması bizim için bir indikatördür.

Baseline (Temel Değer): Bu indikatör ile ilgili ilçemizdeki mevcut durum nedir? Yani proje başlamadan önce kaç kişi bu sertifikaya sahipti? Bu rakam 0 olabilir 117 olabilir. Mesela bir projede, proje başlamadan önce 3 kokartlı profesyonel turist rehberi vardır, proje sonunda da bu rakam 8 olacaktır. Bu durumda baseline’ımız 3 olarak belirtilecektir.

Current Value (Şimdiki değer): Bu sütunu eğer projeyi yazma aşamasındaysanız boş bırakabilirsiniz çünkü mantık olarak şimdiki değer ile temel değeriniz eşit olacaktır. Bu sütunu peki ne zaman dolduracağız. Projemize başladık ve 6. Ayın sonunda bir ara dönem raporu vermemiz gerekiyor; bu durumda şimdiki değer (altına referans alınan gün belirtilerek) ne işe yazacağız. Ya da 8 ayda projemize izleme değerlendirme ziyareti yapılacak. Gelen değerlendiriciler için siz önceden onları gelecekleri tarihe uygun bir şimdiki değer belirtebilirsiniz.

Targets (Hedef): Bu bölümde projenin sonunda ulaşacağımız rakamdır. Ara dönem 6. Ayda yazdığımızı varsayarsak; Projemiz başlamadan önce ilçemizde 3 kokartlı turist rehberi vardı. 6. Ayında biz bu rakamı 5 yaptık (yani şimdiki değer / current value), projemizin sonunda da ulaşmak istediğimiz hedef (target) 8’dir. Hemen yanındaki sütun da zaten eski sistemdeki gibi doğrulama kaynağı sütunumuzdur.

Mantıksal çerçeve yaşayan bir dokümandır. Aslında bir proje hazırlama dokümanı değil, proje yönetim aracıdır. Proje yönetim ve izleme değerlendirme süreçlerinde sıkıntı yaşamamak için bu dokümanı çok dikkatli doldurmanız gerekmekte, proje uygulama süreci boyunca de neredeyse her gün üzerinden bir kere daha geçmeniz gerekmektedir. Burada yazılan bilgilerden tüm süreç boyunca sorumlu olduğunuzu lütfen unutmayın.

 

Hüseyin Aktürk

AB-ilan.com Kurucu Ortağı – Kıdemli Proje Yöneticisi

http://www.linkedin.com/in/huseyinakturk 

http://www.huseyinakturk.net

 

Yazar içerikleri kaynak gösterilmeden alıntı yapılamaz, Kanuna aykırı ve izinsiz olarak kopyalanamaz, başka yerde yayınlanamaz.

Creative Commons Lisansı
Bu eser Creative Commons Atıf-GayriTicari-Türetilemez 4.0 Uluslararası Lisansı ile lisanslanmıştır.

Projelerde “Neden” Sorusunun Önemi

Başarılı projeler önce “neden” sorusunu yanıtlar, sonra “nasıl” müdahale edeceğine karar verir, en son “ne” yapacağını düşünür. Başarısız projeler bunun tam tersini yapar. Tıpkı Simon Sinek’in başarılı girişimleri tarif ederken verdiği “Golden Circle” örneğindeki gibi.

İyi bir proje önce hem kendini, hem de değerlendireni neden bu projeyi yaptığı konusunda ikna etmelidir. Birçok projede önce faaliyetler yazılır sonra ona uygun proje kılıfı uydurulmaya çalışılır. Projeler -alışveriş listesi hazırlar gibi- “biz şunu istiyoruz, bunu istiyoruz” diyerek başlamamalıdır. Neden proje yaptığınız konusunda ikna olunursa, ne yaptığınızın önemi azalacaktır.

Yasemin Yırca Sabunları bu konuda sevdiğim bir örnektir. Hikayeleri önce Soma’da yaşanan 301 madencinin hayatını kaybettiği maden faciasıyla başlar, Soma’yı ziyaret ederler. Kendi sözleriyle Soma’da tespit ettikleri en büyük iki problem “Maden dışındaki ekonomik alternatifsizlik ve kadınların ekonomik hayata dolayısıyla da sosyal hayata katılamıyor olması.”dır.

Yolculuklarının ikinci bölümü ise Yırca Koyü’nde geçer. 1980’lerde Yırca köyüne ilk termik santral yapılmıştır, sonra ikincisi yapılmış en son üçüncüsünün yapımı için 6600 zeytin ağacı kendi gözlerinin önünde yok edilmiştir. Yine proje uygulayıcılarının anlattığı şekilde “Kadınlar, termik santralden çıkan taş atıklarının atıldığı, vahşi depolama alanına gitmeye başladı. Kamyonların altında, taşların arasında, kömür elemeye başladı, çuvallara doldurdu ve 50 kg’lık bir çuvalı 10 liraya satar oldu. Hastalıklar yayıldı ama geçim ve gelecek telaşı hep ağır bastı. Zeytin yetmiyordu, kömürde verilen emekle açık biraz kapatılıyordu. ”

Dikkatinizi çekmek isterim. Şu ana kadar projede ne yapılacağı konusunda bir bilgi verilmemekte. Fungogo sayfalarını incelediğinizde hikayeleri aynen bu sıralamayla devam etmekte. Sorunların detayları belli, nasıl müdahale edilmesi gerektiği de. 1- Kadınlara alternatif geçim kaynakları üretilmeli, 2- Kadınların sosyal hayata katılmaları sağlanmalı.

Projede ne yapılacağı ise en sonda sadece 2 cümle ile ifade ediliyor.

Tüm kadınlar köy kahvesinde toplandı, konuştu, tartıştı ve yeni bir yol buldu: El emekleriyle sabun üretip, satmakta karar kıldılar. Ve artık, 

Kömürün İsi, Sabunun Misine dönüştü.

Projeye biz sabun yapacağız diyerek başlamadılar. Böyle başlasalardı, kimse projeyi sahiplenmez, projeye destek olmazdı. Zaten böyle başlamak son derece anlamsız da olurdu. Projelerini anlatırken, sahneye çıkıp “biz Yırca Köyü’nde sabun yapmak istiyoruz” diye söze başladıklarını bir düşünün. Bir de sahnede önce hikayelerini anlattıklarını düşünün. Zaten bu noktada proje uygulayıcıları biz sabun değil de “bez bebek” yapmak istiyoruz deseydi ne olurdu? Hiçbir şey olmazdı. Proje aynı başarıyla yürütülürdü. Zira o projenin hikayesi, sabundan çok daha önemliydi, çünkü sabun sadece amaca ulaşmadaki bir araçtı.

Bir projenin nasıl olması gerektiği konusunda muazzam bir örnektir “Yasemin Yırca Sabunları” örneği. Bu yüzden hem öncülük eden ‘Temel İhtiyaç Derneği’ni, hem destek olan ‘Cevdet İnci Eğitim Vakfı’nı hem de projede yer alan tüm kadınları ayakta alkışlamak gerekir.

Türkiye’de birçok kurum, kuruluş bunun tam tersini yapmakta, aracı, amaç haline getirmektedirler Yani, önce ne yapacağına karar verir (örneğin; 1- İspanya’ya çalışma ziyareti yapalım, 2- 10 tane laptop alalım gibi) sonra da ihtiyaçlarına yönelik proje kurgusu yapmaya – diğer bir deyişle kılıf uydurmaya çalışmaktadır. Haliyle hiçbir değerlendiriciyi ikna edemezler.

Bu nedenle projelerinizi yazarken, projenin “neden” sorusunun (metodolojideki adıyla rasyonelinin) değerlendiricinin en önem verdiği yer olduğunu unutmayın.

Yasemin Yırca Sabunları ile ilgili daha detaylı bilgiler;

https://www.fongogo.com/p/komurun-isi-sabunun-misi-yasemin-yirca-soma

Başvuru formlarında “Projenizin Geniş Çerçevedeki Süresi” ne anlama gelir?

Proje başvuru formlarında ısrarla size aynı sorular yöneltilir. Buradaki esas amaç sizlerin, projelerinizin kendi içinde ne kadar tutarlı olduğunu ölçebilmektir. Genellikle benzer sorular geldiğinde, aynı ya da benzer cevapları vermekten kaçınırız ama proje formlarında bu konuda çok da korkmamıza, benzer sorulara çok farklı cevaplar vermemize gerek yok.

Çok sık ikilemde kalınan sorulardan birisi “Projenizin geniş çerçevedeki süresini belirtiniz ve göz önünde bulundurulan faktörleri / etkenleri tanımlayınız” sorusudur. Sanki daha önce hiç sorulmamış gibi, başvuru sahibin karşısına metinli bir cevabın beklendiği, süre sorusu sorulur. İşi daha da karmaşık hale getiren ise, bazı rehberlerde projelerin süresinin açıkça belirtilmiş olmasıdır (Bazı rehberlerde aralık verirken 12ay -15 arası gibi, bazı rehberlerde de direkt süreyi verir; 12 ay gibi)

Başvuru sahiplerinin bir kısmı bu soruda ne yazacağı konusunda zorlanmaktadır. Geniş çerçeve ifadesine çok takılmamanızı öneririm. Dikkat edilmesi gereken en önemli husus, geniş çerçeve dediği için projenizin olabilecek maksimum süresinin dışına çıkmayın. Yani “projemiz 12 y sürecektir ama geniş çerçevede 18 ay sürebilir”. Verebileceğiniz en yanlış cevap bu olacaktır çünkü size verilen sürenin ya da süre aralığının dışına asla çıkılmamalıdır. Bu soruya güvenli bir yanıt vermek istiyorsanız; “proje rehberinin …. sayfasında projelerin tanımlanan süresi … ay olarak belirtilmiştir. Biz de projemizi … ayda bitecek şekilde tasarladık. Projemizin …. ayını başlangıç faaliyetlerine, …. ayını uygulama faaliyetlerine, …. ayını da kapanış faaliyetlerine ayırdık” yazabilirsiniz.

Tekrar hatırlatmak gerekirse, size rehberde verilen süre aralığının bir gün bile dışına çıkmayın. Bu süre aralığının ya da direkt olarak size söylenin sürenin dışında bir süre yazmanız projenizin elenmesine neden olacaktır.

 

Projelerin, Program hedef ve öncelikleri ile olan ilgililiği

Proje yazımında karşımıza çıkan ilk sorulardan birisi “projenin teklif çağrısı hedefleri ve öncelikleri ile olan ilgilisini açıklayınız”dır. Bazı teklif formlarında bu soru ilk olarak sorulur, bazılarında ise, projenin özetinden hemen sonra sorulur, ancak bilin ki ilk değerlendirilmeye başladığınız nokta burasıdır. İlk izlenim önemlidir ve bu sorunun yanıtı, projeniz hakkında genel bir fikir verir. Yazdığınız proje, rehberde belirtilen program hedefleri ile birebir örtüşmek zorundadır. Biraz ilgili olması, ya da ilgisiz bir projenin ilgiliymiş gibi gösterilmeye çalışılması, proje teklifinizin başarısı için çok büyük bir tehdit oluşturur. Bu yüzden mutlaka program hedeflerini ve önceliklerini çok dikkatli bir şekilde okuyun. Programlarda hem genel hedef belirtilir hem de onunla alakalı bir ya da birden fazla özel hedefler belirtilir. Eğer projeniz bu hedefler ile uyum göstermiyorsa, yazdığınız proje, programın bu hedeflerine ulaşılmasına bir katkıda bulunmuyorsa projeniz ilgili bulunmayacaktır.

Bu soruya yanıt verirken yapılan en önemli hatalardan birisi, kısaca, “evet projemiz program hedefleri ile ilgilidir” diyerek soruya tatmin edici bir yanıt vermemektedir. Burada çok net olmanız gerekir. Kendi hedeflerinizi sıralayıp, bunların ilgili olup olmadığını değerlendiren kişiye bırakırsanız çok büyük risk almış olursunuz, çünkü değerlendiren kişi sizinle aynı pencereden bakmayabilir projenize.

Yapılan en önemli diğer hatalardan biri de, rehberde yazan öncelikleri kopyala-yapıştır yaparak “… birim projemiz <rehberde yazan hedefler> …” diyerek soruyu cevaplamaktır. Sizin program hedeflerini birebir kopyalamanız, projenizin artık ilgili olduğu ve direkt tam puan alacağınız anlamına gelmez.

Burada verilebilecek en güvenli cevap, “program hedefleri bunlardır, bizim hedefimiz de bunlardır, görüldüğü üzere program hedefleri ve projemizin hedefleri birbirleri ile uyumludur” tarzında bir cevaptır.

Son olarak, proje hedeflerinizi yazmak dışında, program önceliklerinden hangisi ile ilgili olarak projenizin yazıldığını da belirtmeyi unutmayın. Örneğin, projemiz, Lot -1 altında öncelik alanı 3 ile ilgili olarak hazırlanmıştır.

Verdiğiniz yanıtlara ne kadar özen gösterirseniz, laf kalabalıklığından çok direkt olarak sorulara yanıt verirseniz, projenizin geçme ihtimalini yükseltirsiniz.

Projelerde Hedef Kitle Belirleme – Hedef Kitle ve Nihai Faydalanıcı arasındaki Farklar

Avrupa birliği veya Kalkınma Ajanslarına yönelik yazılan projelerde hedef kitlenin doğru belirlenmesi, çok büyük önem arz etmektedir. Projelerinizde belirtilen hedef kitlenin doğru, net ve spesifik olması gerekmektedir. Genel yazılan ya da proje ile ilgili hedef grupların yazılması projelerde puan kayıplarına neden olmaktadır.

Hedef grubunuzu belirlerken yapılan hatalar ve ipuçları şu şekilde özetlenebilir:

1- Mümkün olduğu kadar grubunuza odaklanın. Asıl projenin hedefinde kimler var? Unutmayın kimse projelerinizde dünyayı kurtarmanızı beklemiyor. Bu yüzden bu soruya abartılı yanıtlar vermeye çalışmayın. Örneğin, çocukların, çocuk hakları konusunda bilinçlendirilmesi konusunda bir proje yaptığınızı varsayalım. Projenizin hedef kitlesini; “Türkiye’deki tüm çocuklar” olarak belirlemeyin. (Çok kişi olduğu için daha fazla puan almazsınız) Bu oldukça genel, kontrol edilebilir ve proje bütçesi veya kapsamı göz önünde bulundurulduğunda gerçek dışı bir hedef grubu temsil eder. Onun yerine “İzmir ilinde, Karabağlar ilçesinde bulunan 3 farklı okulda okuyan 600 çocuğun” hedef grup olarak belirlenmesi daha gerçekçi, kabul edilebilir bir hedef grubu temsil eder. Hedef grup belirlerken mümkün olduğu kadar çok ve mümkünse sayı verin.

2- Hedef grup belirlenmesinde en sık yapılan ikinci hata ise, hedef grup ve faydalanıcı grupların birbirine karıştırılmasıdır. Hedef kitle projeyi kime uyguladığımız yani üzerinde somut değişiklik yarattığımız kitledir. Nihai faydalanıcı ise, projemizden en nihayetinde faydalanacak, olumlu etkilenecek kitlelerdir. Bir önceki örneğimize dönelim. Projeniz çocukların çocuk hakları konusunda bilinçlendirilmesi ise ve sizin projeniz içinde yer alan ana aktivite sınıf öğretmenlerinin çocuk hakları konusunda öğrencilerini nasıl eğitecekleri konusunda eğitim almaları ve bu şekilde çocukların çocuk hakları konusunda bilinçlenmeleri ise, burada hedef kitleniz çocuklar değil öğretmenlerdir. Dolayısıyla hedef kitle, örneğin 3 okulda öğretmenlik yapan 15 sınıf öğretmeni olmaktadır. Bu projede çocuklar, aileleri projenin hedef kitlesi değil, faydalanıcıları olmuşlardır.

3- Hedef kitle belirlerken yapılan üçüncü hata ise, hedef kitle için sayı verilmemesidir. Hedef kitle belirtilirken mutlaka rakamsal karşılığının da belirtilmesi gerekmektedir. Örneğin; hedef kitle için sadece “öğretmenler” demek uygun olmayacaktır. Hedef kitle “Ankara’nın Çankaya ilçesinde, Aşağı Ayrancı Semtinde, ….. okullarında eğitim veren 18 İngilizce Öğretmeni” ifadesi net bir şekilde hedef kitleyi tanımlar. Hedef kitle için sayı verilmesi, projenin bütçelendirilebilmesi için en gerekli bilgilerden biridir.

4- En sık yapılan hatalardan biri de, hedef kitle için seçme kriterine yer vermemektir. Halbuki proje başvuru formunda soru: “Her bir hedef grubu ve nihai faydalanıcıları (varsa sayısal veri ile), bu grupların seçilme kriterlerini de dahil ederek tanımlayınızdır”.  Ancak sorunun ikinci kısmına çok az başvuru sahibi yanıt verir. Aslında sorunun ikinci kısmı da en az birinci kısmı kadar önemlidir. Örneğin hedef kitle olarak “”Ankara’nın Çankaya ilçesinde, Aşağı Ayrancı Semtinde, ….. okullarında eğitim veren 18 İngilizce Öğretmeni” belirlediniz. Ancak bu okullarda toplam 30 İngilizce öğretmeni var ve siz bu 30 kişiden 18 kişiyi nasıl seçtiğinizi açıklamadınız. İşte bu noktada, değerlendirici sizin bu seçimleri nasıl yaptınız ile ilgili bilgi sahibi olamaz, hatta sübjektif yöntemler kullanabileceğiniz konusunda şüphelenir. Bu şüpheye yer vermemek için objektif seçme kriterleri koymak zorundasınız. (Mesleğinde 10 yılını doldurmuş,  daha önce hiç yurtdışına çıkmamış, … sınavında en az … puanı almış 18 öğretmen yazarsanız, değerlendiriciye seçimler konusunda objektif kriterler belirlediğinizi göstermiş olursunuz).

Hedef grubunuzu belirlerken bu hususlar üzerinde dikkatle durmanızı öneririm. Bu hatalar hem projelerin ilgililiği hem de tasarımı ile ilgili puan kayıplarına neden olmaktadır.