Ön Yazı (Kapak Yazısı) / Niyet Mektubu Nasıl Yazılır?

İnsan kaynakları uzmanlarının en önem verdiği dokümanlardan biri yazılan kapak mektubu ya da diğer adıyla ön yazıdır. Bazı firmalar/kurumlar niyet mektubu da isteyebilir. Özünde niyet mektubu ve ön yazı birbirine çok benzeyen dokümanlardır. Niyet mektubu becerileriniz, yetenekleriniz, yetkinlikleriniz hakkında biraz daha fazla detay içerir. Ancak Türkiye’de bu iki terimin yaygın bir şekilde aynı mektubu ifade etmek için kullanıldığını söyleyebiliriz.

Ön yazı insan kaynakları uzmanına adayın hem kişiliği hakkında hem de iletişim becerileri hakkında çok önemli ipuçları verir.  Bir çok kez iş arayan insanlardan “…. sitesi üzerinden yüzlerce başvuru yapıyorum ama bir firma bile dönüş yapmıyor” sözlerini duyarız. Genelde dönüş yapılmayan adayların ortak noktalarından biri, ön yazılarını yazmamış olmalarıdır.

Biz kendi firmalarımız için de ilana çıktığımızda, ilan içerisine özellikle kalın karakterlerle ve altını çizerek “ön yazısız başvurular dikkate alınmayacaktır” yazsak dahi, gelen başvuruların yüzde 70-80’inin ön yazı olmadan geldiğini görüyoruz.

Bunun üç nedeni olabilir, ya ilan metinleri tam okunmuyor, açık pozisyon görüldüğü zaman hiç o pozisyonun içeriğine bakılmadan başvuru gönderiliyor, ya ilan metni okunuyor ama ciddiye alınmıyor ya da ön yazı yazmayı çoğu kişi bilmiyor ondan yazamıyor. Bu yazımda sizlerle ön yazı yazılırken dikkat edilmesi gereken hususları paylaşacağım.

1- Ön yazınızı mümkün olduğu kadar özelleştirin. Diğer bir deyişle “Sayın Yetkili” yazmak yerine, isim varsa Sayın … (Soyadı), yoksa Sayın … Holding İnsan Kaynakları Yetkilisi yazabilirsiniz.

2-Lütfen kısa yazın. İnsan Kaynakları departmanlarına her gün sayısız başvuru geliyor, ve isteseler de İK uzmanlarının sizin sayfalarca yazdığınız mektupları okuyabilecek vakitleri olmuyor. Niyet mektubu bir “mektup” ancak kendinizi fazla kaptırıp hayat hikayenizi anlattığınız bir mektuba dönüştürmeyin. Sıklıkla şu şekilde başlayan ön yazılar görmekteyiz. “Ben 1991 yılının bir kış günü dünyaya geldim, 5 çocuklu bir ailenin en küçük çocuğuydum. Zor bir hayatımız vardı, ailem beni büyütürken çok ciddi ekonomik sıkıntılar yaşadı. Ben hep doktor olmak istedim…” gibi hayat hikayenizi biraz dramatize ettiğiniz bir mektup olmamalıdır, niyet mektubunuz ya da ön yazınız.

3- Firmayı ve pozisyonu iyi anlayın. Bir İK uzmanının en sevmediği ön yazı türlerinden biri “her firmaya uygun” yazılmış ön yazılardır. Bazı adaylar öyle bir mektup yazarlar ki, o mektubu bir hastaneye verse de fark etmez, bir perakende firmasına verse de. Bu şekilde yapılan başvurularda, başvuranın firmaya yeterli önemi vermediği, fazla emek harcamadan başvuru yapmaya çalıştığı izlenimi hakim olmaktadır.

4- Yazınıza net biri giriş yapın. Örneğin:

Sayın ….,

Kuruluşunuzun AB-ilan.com’da yayınlanan …… pozisyonuna başvuru yapmak için sizlerle ön yazımı, CV’mi ve referanslarımı paylaşıyorum.

Yalın ve net bir giriş ifadesidir.

5- Giriş cümlelerinin hemen ardından, kısaca kendinizi tanıtın. “… yılında… üniversitesinden … derecesiyle mezun oldum” yazdıktan hemen sonra, pozisyon ile ilgili becerilerinizi öne çıkaracak ifadeleri bu paragrafta paylaşın ve pozisyonda aranan yetkinliklere sahip olduğunuzun altını çizin. “Pozisyon için gerekli olduğunu belirttiğiniz …… yetkinliklere ve …… deneyimlere sahibim. Tüm detaylar CV içerisinde yer almaktadır.”.

6- En son olarak da mülakat talep edin. “Ben aradığınız adayım” ya da “Sizlerle çalışmayı dört gözle bekliyorum” gibi ifadelerden lütfen kaçının. Onun yerine, “Sizlerle tanışabilmek, pozisyon ile ilgili detayları sizlerden öğrenebilmek ve tüm yetkinliklerimi sizlerle yüz yüze paylaşabilmek adına bana mülakat şansı verirseniz çok memnun olurum”. çok daha samimi,  sıcak ve mütevazı bir kapanış olacaktır.

Lütfen mektuplarınızı dikkatle gözden geçirin, hatta arkadaşlarınızdan yardım isteyin. Çok basit yazım hataları, imla hataları, cümle düşüklükleri sizin elenmenize neden olabilir. Unutmayın, ön yazı sizin yazılı iletişim becerilerinin, mülakat da sizin sözlü iletişim becerilerinizin ölçüldüğü araçlardır.

 

 

 

 

 

 

Bir Yanıt Bırakın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s